Un trabajo típico de impresión de datos variables utiliza contenido, una base de datos, reglas comerciales, diseño, aplicación de impresión de datos variables y un dispositivo de impresión.

Estos componentes principales implican lo siguiente:

Componentes de datos variables	Descripción
Contenido	Incluye el texto, las imágenes o las fotografías situados en distintas áreas del documento. Es posible crear el contenido fijo o variable mediante toda una variedad de aplicaciones, como Adobe Photoshop o Microsoft Word.
Base de datos	Contiene todos los elementos intercambiables o variables de un documento impreso. Los datos deben estar en registros y campos (categorías) para cada registro.
Reglas comerciales	Especifique qué contenidos variables deben utilizarse y dónde deben situarse dentro del documento.
Diseño	Incluye el diseño del documento o la disposición de las páginas con cualquier aplicación de autoedición o procesamiento de textos. (El diseño debe tener espacio suficiente para los textos y las imágenes variables).
Aplicaciones de impresión de datos variables	Combinan los elementos maestros y la información variable y preparan el documento para su impresión. (FreeForm no requiere una aplicación dedicada de impresión de datos variables).
Dispositivo de impresión	Convierte los archivos digitales en documentos impresos en papel. Puede ser cualquier impresora, copiadora o sistema de impresión digital que admita la impresión de datos variables.

El diagrama siguiente muestra los componentes de la impresión de datos variables:

1	Diseño
2	Base de datos
3	Reglas comerciales
4	Contenido
5	Aplicación de datos variables
6	Dispositivo de impresión